Svima je poznato da je pandemija uzrokovana COVID-19 virusom imala značajan ekonomski efekt na industriju turizma, a time i hotelijerstva. Imajući to u vidu, želimo da se osvrnemo na elemente upravljanja finansijama i računovodstvom koje su ključne za upravljanje hotelom čak i kada je tržište stabilno, a posebnu važnost dobijaju u periodu krize.
Računovodstvo: krvotok posla
Računovodstveni podaci – razumijevanje istih i rad s njima – su temelj upravljanja hotelom. U ovom tekstu ćemo se osvrnuti na dva koncepta koja su bitna prilikom finansijske analize u hotelijerstvu, a to su:
1) rad sa operativnim podacima
2) ciklus finansijskog upravljanja.
Zbog boljeg razumijevanja, definirajmo par osnovnih pojmova.
Finansije su upravljanje novčanim poslovima. Websterov rječnik definiše analizu kao odvajanje intelektualne ili suštinske cjeline na njene dijelove za pojedinačno proučavanje. Ukoliko kombiniramo navedene dvije definicije, dolazimo do definicije finansijske analize koja glasi: finansijska analiza je razdvajanje upravljanja novčanim poslovima kompanije u dijelove za individualno proučavanje.
- Rad sa operativnim podacima
Analiza finansijskih izvještaja zahtijeva temeljno razumijevanje odakle dolaze operativni podaci (da do kraja pojednostavimo, možemo reći „operativni brojevi“), kako su organizirani i predstavljeni, šta znače, šta mjere i kako se koriste. Spomenut ćemo dva važna načina na koji se brojevi koriste u poslu:
- za mjerenje finansijskih performansi
- za formiranje menadžerskih alata koji će pomoći u upravljanju poslovanjem
- Mjerenje finansijskih performansi
Operativni podaci kazuju kako posluje kompanija, jesu li rezultati pozitivni ili negativni. Mjerenje finansijskih performansi je historijske prirode i koristi stvarne brojeve ili poslovne rezultate od operacija. Ti podaci govore nam koje je rezultate kompanija ostvarila u prethodnom periodu, i te rezultate uspoređuje i ocjenjuje u skladu sa određenim mjerama.
Tri glavna finansijska izvještaja koriste se za mjerenje finansijskih rezultata.
- Izvještaj o dobiti i gubitku (P&L) prikazuje prihode, troškove i dobit za određeni vremenski periodi u konačnici govori da li se rezultati poboljšavaju, pogoršavaju ili ostaju isti.
- Bilans stanja prikazuje imovinu, obaveze i vlasnički kapital preduzeća na određeni datum. Ovi podaci govore nam da li posao finansijski jača povećanjem imovine ili vlasničkog kapitala ili ima loše rezultate i povećava obaveze.
- Izvještaj o novčanim tokovima pokazuje kako i koliko novca generira kompanija i koliko se efikasno koristi u poslovanju tokom određenog vremenskog perioda.
- Menadžerski alat za upravljanje
Operativni podaci pružaju mogućnost menadžerima da planiraju različite nivoe obima poslovanja. Ovo se može ogledati kroz projekciju prihoda, raspoređivanja plata, provođenja kontrole troškova, širenja poslovanja ili pripreme godišnjeg budžeta. Takvi podaci daju menadžerima povratne informacije o njihovim operacijama, a zatim im pomažu u uvođenju odgovarajućih promjena.
Ovaj aspekt upotrebe operativnih podataka vrlo je važan za kompaniju jer je to proces uzimanja dostavljenih informacija i njihove ponovne primjene u samim operacijama kompanije.
Iako se sam koncept „upotrebe operativnih podataka“ i sve navedeno čini osnovnim znanjem, pomalo i banalnim za spomenuti, trenutna epidemija je dokazala da je menadžerski nivo finansija i računovodstva na tržištu BiH na niskom nivou. Većina hotela i srodnih djelatnosti nije imala dovoljno „brojeva“ koji gledaju dublje od samih prihoda i troškova. Međusobna povezanost istih, segmentacija, matrica atributa, evidencija odjela, itd nije historijski generisana što je značilo da menadžeri nisu imalo dovoljno alata za upravljanje krizom. Naravno, postoje izuzeci koji postavljaju i uvode standarde na tržištu BiH.
- Ciklus finansijskog upravljanja
Drugi važan koncept je ciklus finansijskog upravljanja. Važno je razumjeti ovaj proces i kako se operativni podaci generiraju i koriste u poslovnim operacijama. Ovaj ciklus se bavi protokom i upotrebom brojeva u poslovanju.
- Operacije daju brojeve. U hotelu svakodnevne operacije znače prodaju proizvoda i pružanje usluga gostima, uključujući smještaj, hranu, piće, spa centar itd i bilo kojeg drugog odjela koji proizvodi prodajnu transakciju sa gostom. Brojevi korišteni u finansijskoj analizi moraju doći odnekud, a to su svakodnevne navedene operacije hotela
- Računovodstvo prikuplja i obrađuje brojeve i pravi finansijske izvještaje. Na kraju dana, sedmice ili mjeseca, brojeve koje proizlaze iz svih operacija prikuplja, sastavlja i izvještava računovodstvo. Ovi izvještaji kvantifikuju operacije i distribuiraju se odgovarajućim menadžerima za njihov pregled i upotrebu.
- Računovodstvo i operacije analiziraju brojeve. Operativni menadžment i voditelj računovodstva zajedno rade na pregledu i analizi izvještaja. Oni traže i analiziraju promjene u finansijama, uzrok tih promjena i rezultate promjena radi razumijevanja operacija i utvrđuju načine za promjenu i poboljšanje poslovanja.
- Operativni podaci se primjenjuju nazad na poslovanje. Nakon pregleda i rasprava, operativni menadžeri unose sve potrebne promjene u operacije radi ispravljanja ili poboljšanja istih. Sposobnost brzog i tačnog analiziranja, a zatim izrade bilo koje neophodne promjene važan su dio svakog poslovanja.
- Mjerenje promjene radi objašnjavanja performansi
Jedan od najvažnijih elemenata finansijske analize je mogućnost utvrđivanja gdje se javljaju promjene i šta je uzrokovalo promjenu. U velikim hotelima sa mnogo proizvoda i odjela, učinkovita analiza finansijskih izvještaja mora locirati odjel ili operaciju koja je imala promjene i prepoznati uzroke te promjene. Da li je to u prihodima – obimu usluga ili cijeni? Da li su u pitanju troškovi – troškovi prodaje, plata, održavanja ili drugih operativnih troškova? Je li trošak direktan ili indirektan, fiksni ili varijabilni? Jedan odjel ili više njih mogu značajno utjecati na poslovanje hotela, i pozitivno i negativno.
Promjene se identificiraju upoređivanjem stvarnih performansi s prethodnim performansama ili određenim ciljevima ili mjerama koje je menadžment usvojio. Te promjene mogu biti za jedan mjesec, tromjesečje ili godinu dana. Što se više informacija dobije o promjenama, veće su šanse za kvalitetan odgovor na iste.
Temeljni koncept finansijske analize je upoređivanje rezultata iz operacija sa zadanim ili ranijim utvrđenim rezultatom koji će nam reći da li je došlo do povećanja ili smanjenja poslovanja. Najčešća poređenja su (1) prethodni period, (2) budžet, (3) prognoza (forecast), i (6) bilo koji drugi utvrđeni cilj.
- U odnosu na prethodni period
Korisna je usporedba stvarnih finansijskih rezultata sa rezultatima prethodnih perioda. Prva procjena finansijskog poslovanja je pokazati da li je poslovanje bolje od prethodnog perioda ili ne. Najbolji scenario jeste kada su stvarni podaci u tekućem periodu bolji od prethodnog perioda i budžeta. Najgori su rezultati ako je tekući period lošiji od prošlih i budžeta. Period, naravno, može biti godišnji ili kraći, operativniji, npr. mjesečni, pa onda vidimo i trendove, cikuse u poslovanju itd.
- Budžet
Stvarni finansijski rezultati za mjesec, kvartal ili godinu uspoređuju se sa utvrđenim budžetom. Budžet je formalni jednogodišnji finansijski plan poslovanja kompanije. Budžeti uključuju planirane brojeve prihoda, rashoda i dobiti. Usporedba stvarnih rezultata s budžetom pokazuje da li se posao kreće u planiranom smjeru i koliko je blizu ostvarenja, ‘prebacivanja’, ili ‘podbacivanja’ ostvarenog rezultata u odnosu na budžet.
- Prognoza (forecast)
Prognoze ažuriraju budžet. Dok se budžet radi jednom za cijelu godinu, prognoze (forecast) se kontinuirano rade kako bi se prilagodili sa trenutnim uslovima poslovanja. Prognoze mogu biti sedmične, mjesečne, kvartalne, dvogodišnje ili se mogu primijeniti do kraja godine. One su važne jer su aktualnije i daju bolji uvid u nadolazećem periodu.
- Prethodni mjesec ili period
Ova poređenja su važna jer identificiraju trendove u poslovanju. Cilj svakog poslovanja jeste da se kontinuirano poboljšava. Ispitivanje učinka iz mjeseca u mjesec govori nam o trendu i pravcu našeg poslovanja. Oni mogu pokazati poboljšanja za koja se nadamo da jesu rezultati korektivnih mjera koje je primijenilo rukovodstvo kako bi se kompanija nastavila razvijati u pravom smjeru.
- Pro Forma
Novo poduzeće nema hisotirjskih operativnih podataka. Stoga, menadžment, savjetnici i bankari pripremaju projekcije zasnovane na tržišnim uslovima i očekivanim finansijskim prinosima. Pro forme su procjene ili projekcije kako finansijski stručnjaci misle da će posao obavljati u prvoj godini poslovanja. Pro forma se koristi za prvu godinu poslovanja, a zatim se zamjenjuje budžetom koji je pripremljen na osnovu stvarnog učinka prve godine. Pro forma se koristi za identifikovanje početnih poslovnih prihoda i dobiti koji će generirati potreban novčani tok za otplatu kredita i investicija.
- Ostali ciljevi
Povremeno će kompanija uspostaviti druge ciljeve ili mjerila za usporedbu stvarnih rezultata. Primjeri su poboljšanje profitne marže radi postizanja utvrđenog cilja određenog nivoa prihoda ili ulaska na nova tržišta.
Ključna aktivnost u kvalitetnom upravljanju hotela jeste detaljna izrada budžeta kao i njegovo kvalitetno praćenje. Ovo se najviše pokazalo istinitim u toku pandemije. Zbog toga ćemo se u narednom periodu posebno osvrnuti na proces izrade budžeta. Da bi budžet bio urađen na najbolji mogući način – poželjno je da hotel ima postavljen USALI sistem.