Jedna od osnovnih funkcija upravljanja u kompaniji je kontrola poslovanja, odnosno izvršenja zacrtanih ciljeva. Važan dio te kontrole je uspostava internih kontrola, odnosno procedura kojima se obezbjeđuje da se svakodnevne operacije izvršavaju na pravilan i efikasan način.
U nastavku ćemo navesti neke procedure koje odjel interne kontrole, ako postoji, u saradnji sa finansijama treba da nadzire kada su u pitanju kontrole prihoda od soba i prihodi od hrane i pića.
Razni tokovi prihoda, njegove kontrole i razmatranja revizije
Prihod od sobe
Hoteli obično koriste poseban softver za upravljanje uslugama kao što su rezervacije, dodjeljivanje, kao i naplata usluga povezanih sa sobama. Sobe se prodaju na osnovu rezervacije koja se pravi u hotelu direktno ili putem mreža za rezervacije.
Neke kritične interne kontrole koje se odnose na sobe koje se preporučuju navedene su u nastavku:
- Cijene koje se ažuriraju u PMS-u (PMS – Property Management System) ili vrši centralno Centralna rezervacijska mreža ili ako se urade u PMS-u, pregledava i potvrđuje Menadžer rezervacije.
- Sve ad hoc cijene / popusti ponuđeni na ugovorenu cijenu ili na rezervacije zasnovane na BAR-u (BAR – Best available rate) pregledavaju se sa rezervacijama dnevnog izvještaja i potvrđuju od strane Menadžera prihoda.
- Za sve goste koji se prijave, dežurni menadžer na kraju smjene treba osigurati da su svi gosti izvršili prijavu koja je uredno popunjena sa svim obaveznim poljima u sistemu.
- Dežurni menadžer pregleda sobe zauzete u vrijeme promjene noći i osigurava da su sve sobe naplaćene.
- Sva ručna knjiženja pregledava i potvrđuje dežurni menadžer.
- Na kraju smjene se svei dodijeljene isplate potpisuju sa navedenim razlozima za isplatu od strane dežurnog menadžera. FOM (Front Office Manager) svakodnevno generira izvještaj i potpisuje se nakon pregleda svih pojašnjenja kod isplata.
- Sva negativna knjiženja i prilagođavanja dana pregledava i potpisuje FOM.
- Isplate se pregledavaju kako bi se osiguralo da su sve isplate priznate od strane gosta i potpisane od strane dežurnog menadžera.
- Kontrola prihoda osigurava da se novčani prihodi, zatvaranje kartičnih naplata i poravnanja u City ledger (glavna knjiga u Operi) poklapaju sa dnevnim probnim bilansom PMS-a i glavne knjige u računovodstvu.
- Besplatne sobe i sobe za kućnu upotrebu svakodnevno se navode i pregledavaju radi odobrenja.
- Sva odricanja naknade retencije prilikom otkazivanja / neprikazivanja / naknada za kasne odjave / prijevremene prijave su dokumentirana i potvrđena od strane koga??.
Prihodi od hrane i pića
- Odjel finansija putem F&B Odjela za kontrolu osigurava da su cijene menija na odgovarajući način odobrene u skladu sa ovlaštenjima u hotelu.
- Odobreni meni se ažurira u glavnom meniju POS-a. KO?? Inače nije kontrola nego cilj
- F&B Manager pregledava otvorene prehrambene proizvode (izvan stavki menija) zajedno sa izvještajem o modificiranim stavkama i osigurava da je ponuđena cijena razumna, u skladu s politikom i uporediva sa sličnim artiklima.
- F&B Manager osigurava da se izuzeci na nivou POS pregledaju i odobre poput nevažećih KOT-ova (KOT – Kitchen Order Tacking), nevažećih računa, NCKOT (besplatna hrana), računa za reprezentaciju, popusta i nedostajućih KOT-a ako postoje.
- Tamo gdje se zbog nekih kvarova POS sistema koriste ručni KOT-ovi, na kraju smjene treba osigurati serijski kontinuitet KOT-a i njegovu vezu sa naplatom. KO??
- F&B menadžer osigurava da se uzimaju svakodnevni izvještaji o ponovnom ispisu i da se prilažu ponovne ispisne provjere, zajedno sa dokumentovanim razlozima za takvo postupanje.
F&B menadžer takođe pregledava kašnjenje kod rezervisanih stolova, podmirivanje računa na POS-u i osigurava da prodajna mesta naplaćuju dokumentirane razloge za takva kašnjenja.
U slučaju banketa:
- Na dogovoreni datum, F&B služba osigurava da je banket pripremljen i dokumentira sve usluge koje nudi i iste potvrđuje gost svojim potpisom.
- Naplata banketima vrši se na osnovu dogovora kako bi se osiguralo da kasnije nema spora oko naplate.
- Pića koji se uzimaju iz drugih odjela za potrebe banketa a koja su neprodata se vraćaju na druge odjele, a saldo mora da se podudara sa prodajnom po banketu i početnom zaduženju.
Ostali prihodi poput pranja veša, telefona, interneta itd.
- Finansije putem kontrole prihoda osiguravaju da cijene menija budu na odgovarajući način odobrene u skladu sa ovlaštenjima u hotelu.
- Odobreni meni se ažurira u glavnom meniju POS-a.
- Primijenit će se sve POS kontrole u mjeri koja je primjenjiva na F&B.