Kao i svaki poslovni subjekat, tako i hotel u toku redovnih operacija generiše brojeve i podatke o prihodima, rashodima, gostima, popunjenosti soba, korištenju pratećih sadržaja – restorana, wellnessa itd. Svi ti podaci, sami za sebe, onako na „gomili“, ne znače mnogo, drugim riječima, jako je bitno kako se isti „poslože“ tako da daju najbolji pregled menadžerima za donošenje zaključaka i uvođenje daljnjih mjera. Najrašireniji sistem za obradu i prezentaciju podataka za hotelijerstvo jeste USALI sistem.
Šta je USALI?
The Uniform System of Accounts for the Lodging Industry, skraćeno USALI, stvoren davne 1926. godine, uspješno je usvojen širom svijeta kao koristan model za pregled računovodstvenih podataka za potrebe računovodstvenog upravljanja u kompanijama u hotelskoj (ili turističko-ugostiteljskoj, ono samo ugostiteljskoj kod nas asocira na restorane solo.) industriji.
Za potrebe računovodstva, kontrole i upravljanja kompanijama u određenim ekonomskim sferama već dugo su razvijeni takozvani jednoobrazni (uniformirani) računovodstveni sistemi. Turizam, a posebno jedan od njegovih aspekata, hotelijerstvo, smatra se među pionirima inicijative s razvijenim jedinstvenim sistemom za industriju hotelijerstva – USALI. Smatra se da je to osnova za kasnije razvijene slične sisteme za upravljanje računovodstvom u restoranima, klubovima, spa centrima i drugim. Glavni koncept u razvoju sistema je definisanje računovodstvenih standarda i finansijskih izvještaja koji odražavaju jedinstveni karakter aktivnosti u datoj industriji. Kada finansijski stručnjaci u određenoj industriji implementiraju jedinstvene računovodstvene sisteme, to rezultira ujednačenošću i standardizacijom računovodstvenih postupaka koji su uključeni u pripremu upravljačkih i finansijskih izvještaja. Stoga se pruža mogućnost efikasne analize konkretnih operacija (ili konkretnog poslovanja) određene industrije, a ova analiza može zadovoljiti informacijske potrebe vanjskih i internih subjekata kompanija i ekonomskih grupa.
USALI u BiH
Ipak, ovaj jedinstveni sistem je još uvijek relativno nepoznat u velikom broju zemalja, uključujući Bosnu i Hercegovinu. Može se smatrati negativnom činjenicom za profesionalnu i naučnu zajednicu da većina finansijskih profesionalaca (uključujući finansijske direktore, glavne računovođe, knjigovođe, interne revizore, bankare, itd.) u sferi hotelijerstva ne prepoznaje i nije svjesno postojanja USALI sistema. Ova činjenica može se povezati i objasniti sa stanjem upravljačkog računovodstva u BiH poslovnoj praksi, naime, da se upravljačko računovodstvo uglavnom rjeđe i nesistematski primjenjuje; malo je dubinskih informacija, poznavanja njegovih metoda i malo je svijesti o opsegu i mogućnostima upravljačkog računovodstva.
USALI sistem su među prvima počeli koristiti internacionalni brendovi koji su došli u Bosnu i Hercegovinu, naravno usklađen sa lokalnom regulativom.
Radius d.o.o. je bio član tima koji je učestvovao u implementaciji USALI sistema u nekoliko hotela u BiH.
Koristi USALI-a
Da bi se jasno objasnio cilj USALI-a, potrebno je prvo identificirati karakteristike i fokus generiranih podataka koji se dobivaju kada se sistem implementira u računovodstvene informacijske sisteme.
Generalno, postoje tri osnovna sistema:
- Najčešći sistem je tradicionalno zatvoreni sistem, čiji je cilj osigurati pripremu finansijskih izvještaja koji predstavljaju finansijsko stanje poslovnog subjekta u određenom trenutku i za određeno vremensko razdoblje. Generirane informacije, iako korisne za analizu i kontrolu menadžmenta, pretežno su dizajnirane za poslovno vanjsko okruženje – dioničare, berze, vladine institucije i druge. Podaci su prezentirani u standardnim, obično zakonom zadanim oblicima bilansa stanja, bilansa uspjeha, kontnog plana itd.
- Drugi računovodstveni sistem je usmjeren na ocjenu učinka. Njegova glavna svrha je pružiti uporedivost između stvarnih performansi mjesta troškova i profitnih centara prema utvrđenim planovima, standardima i budžetima i na taj način doprinijeti optimizaciji upravljanja centrima odgovornosti u poslovnom subjektu. Ovi sistemi su interno postavljeni u svakoj organizaciji na osnovu njenih potreba i specifičnosti. Dvije kompanije mogu poslovati na istom području, u istoj branši, a imati totalno drugačiji interni sistem ocjene učinka – što ga čini neuporedivim.
- Treći model računovodstvenog informacijskog sistema, koji je trenutno prilično ograničen, zasnovan je na pristupu koji je orijentiran na pružanje relevantnih informacija za donošenje odluka uprave. Cilj je procijeniti doprinos različitih alternativa odlukama upravljanja – o lansiranju ili ukidanju proizvoda, o cijenama, o profitabilnosti klijenta, o vođenju marketinških akcija i slično.
Pojednostavljeno, svaka država ima svoj uspostavljeni sistem finansijskog izvještavanja koji se naslanja na određene računovodstvene standarde i taj način izvještavanja je isti za sve kompanije bez obzira u kojoj se industriji nalaze. Izvještaj za proizvodnu kompaniju, trgovinu, hotelijerstvo je identičan.
Međutim, USALI prevazilazi tu barijeru na način da postavlja model izvještavanja koji je specifičan za hotele, bez obzira gdje se oni nalaze i kojoj regulativi potpadaju, što daje ogromne prednosti.
Uspostava Jedinstvenog sistema
Računovodstveni informacioni sistem poslovnog subjekta je podsistem njegovog informacionog sistema upravljanja, koji pretpostavlja implementaciju USALI-a i u preostale informacione sisteme, budući da prvi razmjenjuje informacije sa svim ostalim. Pojednostavljeno, ukoliko, na primjer, korisnik koristi ERP sistem Pantheon za računovodstvo i finansije, Operu kao operativni sistem za hotel, USALI je model koji „povlači“ informacije iz oba navedena sistema i formira ključne informacije potrebne menadžmentu i vlasniku hotela.
Cilj jedinstvenog sistema kao što je USALI jeste da se njegova primjena integriše kroz cijeli informacijski sistem jednog hotela i da u konačnosti pruža informacije o operativnom poslovanju istog po centrima odgovornosti (sobe, hrana i piće, prodaja, itd) prikazanim u standardiziranim operativnim izvještajima, finansijskim izvještajima, kao i sa primjenom specifičnih KPI-a (Key Perfrormance Indicator, tj ključni pokazatelji poslovanja) za hotelsko poslovanje. Svi izvještaji su međusobno integrisani i time pokazuju kako određene odluke utiču na cjelokupno poslovanje hotela.
Izneseni cilj USALI-a određuje njegove karakteristike kao računovodstvenog sistema orijentiranog na procjenu učinka. Jedinstveni sistem zahtijeva da se prihodi i rashodi od operativnih aktivnosti izvještavaju i analiziraju u dvije vrste centara odgovornosti – operativnim odjelima koji su klasificirani kao profitni centri i funkcionalnim odjelima koji se smatraju centrima troškova.
Ciljevi jedinstvenog sistema
Za sva operativna i funkcionalna odjeljenja u tipičnim hotelskim djelatnostima, USALI nudi set standardiziranih informacija o prihodima i rashodima po odjelima, što je osnova za pripremu sažetog operativnog izvještaja. Sadržaj svakog unosa detaljno je pojašnjen u vodiču USALI-a, kojeg izdaje HFTP (Hospitality Financial and Technology Professionals) iz SAD-a, dok svake izmjene u USALI-u kontroliše i nadgleda Odbor za financijsko upravljanje (FMC) Američkog udruženja hotela i smještaja (AHLA).
Sam Vodič sadrži zasebni odjeljak s glavnim finansijskim izvještajima i popisom ključnih objava u objašnjenjima. U ovom se odjeljku izričito navodi da je pripremljen prema američkim Općeprihvaćenim računovodstvenim standardima (US GAAP), što je okolnost koju treba uzeti u obzir u slučaju da se koristi druga računovodstvena osnova, uključujući MSFI (Međunarodni standardi finansijskog izvještavanja).
Vodič takođe sadrži odjeljak jedinstvenih definicija najčešće korištenih finansijskih i operativnih pokazatelja (uključujući nefinansijske), kao i metodologiju za njihov izračun.
Osnovni principi USALI-a koji su se sačuvali do danas, njegove suštinske karakteristike i specifična struktura kao i redovno ažuriranje ključni su faktori za razvoj sistema i njegovo uspostavljanje u svijetu kao instrumenta koji donosi brojne koristi, kako za unutrašnje, tako i za vanjske korisnike informacija.
USALI je neophodan svakom hotelu
USALI se etablirao u računovodstvenoj praksi širom svijeta kao preferirani model informacionog sistema za potrebe finansijskog računovodstva u velikim hotelima i hotelskim lancima u Evropi i SAD-u, jer sistem donosi veću uporedivost i dosljednost u priprema internih i finansijskih izvještaja. Objedinjavanje i standardizacija koju je postigao USALI preduvjet je za njegovu upotrebu u kontroli troškova i prihoda na nivou hotelske grupacije. Osim toga, pruža jedinstvenu osnovu za konsolidaciju finansijskih izvještaja grupacija koje u svom vlasništvu imaju više hotela.
Uniformni sistem predstavlja računovodstvenu osnovu u brojnim granskim ugovorima, ugovorima o upravljanju, ugovorima o dugovima i drugim dokumentima. U skladu s formom i terminologijom sistema, navedeni dokumenti izričito navode da su izjave pripremljene u skladu s USALI-jem.
Na drugom mjestu, standardizacija sistema omogućava provođenje uporedne analize i benčmarkinga operativnih KPI u stvarnom vremenu za različite hotele na osnovu stvarnih i procijenjenih podataka, kao i provođenje strukturne analize prihoda i rashoda. Iz tog razloga brojne organizacije, povjerioci i konsultantske kuće koriste sistem kako bi identifikovale prosječnu vrijednost finansijskih i operativnih pokazatelja na regionalnom, nacionalnom i međunarodnom nivou.
Treće, USALI nudi detaljne izvještaje o procjeni učinka po odjelima, gdje se unosi prihoda i rashoda grupišu zajedno na osnovu klasifikacije centara odgovornosti. Finansijski rezultati pojedinih odjela koriste se u svrhu procjene sposobnosti menadžera. Upotreba USALI-a takođe olakšava pribavljanje informacija o upravljanju subjektom, odnosno o izvršavanju upravljačkih funkcija kontrole, nadzora i optimizacije hotelskog poslovanja.
Na četvrtom mjestu, uvođenje USALI-a kao modela za izgradnju upravljačkog informacionog sistema pruža mogućnost izvođenja analiza, praćenja različitih pokazatelja poslovanja, pribavljanje i obradu raznih statističkih podataka.
Uprkos širokom spektru aplikacija i dokazanoj korisnosti ekonomskih informacija pripremljenih prema USALI-u, kao i svaki računovodstveni model, sistem ima određene nedostatke. Neki od njih identificirani su u kritikama koje se tiču primjene jedinstvenog sistema u svrhe upravljačkog računovodstva, s naglaskom na relevantnosti generiranih informacija za informacijske potrebe hotelskog menadžmenta. Drugi dio nedostataka sistema odnosi se na njegovu primjenu u svrhe finansijskog računovodstva, a ovi nedostaci su uglavnom povezani sa zadovoljavanjem zakonskih potreba svake kompanije kada je u pitanju izvještavanje prema trećim licima kao i poštovanje svih pravila definisanih u MSFI.
